ChatGPT und Kundendaten in der Schweiz: was 2026 erlaubt ist

Kundendaten in ChatGPT einzugeben, ist in der Schweiz nicht grundsätzlich verboten. Zulässig ist es aber nur, wenn das Unternehmen die Pflichten des Datenschutzgesetzes (DSG, oft auch nDSG oder revDSG genannt) erfüllt: Es braucht einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung, eine rechtlich abgesicherte Bekanntgabe ins Ausland, Transparenz gegenüber den betroffenen Personen und bei hohem Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Mit einem privaten Konto lassen sich diese Pflichten in der Regel nicht erfüllen. Bei Berufsgeheimnissen und Firmengeheimnissen gelten noch strengere Massstäbe. Dieser Leitfaden erklärt die Rechtslage, die Unterschiede zwischen den Kontoarten und die Schritte, die vor dem ersten Prompt mit Kundendaten nötig sind.

TL;DR

• Kein KI-Verbot: Laut EDÖB gilt das seit dem 1. September 2023 geltende DSG direkt für KI-gestützte Datenbearbeitungen. Die Technologie spielt dabei keine Rolle.
• Privatkonten genügen nicht: Für die geschäftliche Bearbeitung von Personendaten ist ein Auftragsbearbeitungsvertrag nötig. Bei Privatabos fehlt dieser in der Regel.
• Vertrag ist nicht gleich Standort: Ein Vertrag regelt den Umgang mit den Daten. Er stellt aber technisch nicht sicher, dass die Daten die Schweiz nicht verlassen.
• Firmengeheimnisse und Berufsgeheimnisse gehen über den Datenschutz hinaus. Hier zählen vor allem Kontrolle, Zugriffsrechte und Nachvollziehbarkeit.
• Die praktikable Lösung ist kein Verbot, sondern ein freigegebenes Werkzeug mit klaren Regeln, Audit-Trail und, wo nötig, Verarbeitung in der Schweiz.

Inhaltsverzeichnis

• Rechtslage: das DSG gilt direkt für KI
• Was mit Kundendaten in einem Prompt geschieht
• Privatkonto, Business, Enterprise: die Unterschiede
• Vertrauliche Daten und Firmengeheimnisse
• Copilot und KI-Agenten: das Risiko liegt im Zugriff
• Schatten-KI: warum Verbote selten funktionieren
• Checkliste: acht Schritte vor dem ersten Prompt mit Kundendaten
• Branchen: wo die Anforderungen am höchsten sind
• Unsere Perspektive: Souveränität ist eine technische Frage
• Nectos: KI-Arbeitsbereich mit Daten in der Schweiz
• Häufige Fragen
• Quellen

Rechtslage: das DSG gilt direkt für KI

Viele Unternehmen warten auf ein eigenes KI-Gesetz. Für Kundendaten ist das nicht nötig. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hält fest, dass das geltende Datenschutzgesetz direkt auf KI anwendbar ist. Für den Einsatz von Chatbots folgen daraus vier Grundsätze:

• Transparenz: Betroffene sollen wissen, ob sie mit einer Maschine oder einem Menschen kommunizieren und wozu ihre Daten bearbeitet werden.
• Datensicherheit: Personendaten sind durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen zu schützen.
• Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Sie ist Pflicht, wenn eine Bearbeitung ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der Betroffenen mit sich bringen kann. Der EDÖB beschreibt diese Pflichten auf seiner Themenseite KI und Datenschutz.
• Menschliche Überprüfung: Wer von einer automatisierten Einzelentscheidung betroffen ist, kann verlangen, dass ein Mensch sie überprüft.

Wichtig: Der EDÖB hat ChatGPT nicht als datenschutzkonform eingestuft. Er hat bereits 2023 mitgeteilt, dass er die Anwendung nicht im Rahmen einer Sachverhaltsabklärung untersucht hat und sich deshalb nicht zu ihrer Datenschutzkonformität äussert. Die Verantwortung bleibt also beim Unternehmen, das das Tool einsetzt.

Auch auf Bundesebene wird weiter reguliert. Im Beirat Digitale Schweiz wurde im Februar 2026 diskutiert, mit welchen Massnahmen die KI-Konvention des Europarats umgesetzt werden soll. Für die Frage nach Kundendaten ändert das vorerst nichts: Massgebend ist heute das DSG.

Was mit Kundendaten in einem Prompt geschieht

Rechtlich ist ein Prompt mit Kundendaten keine harmlose Texteingabe. Er ist eine Datenbearbeitung mit drei Folgen:

1. Auftragsbearbeitung: Der KI-Anbieter bearbeitet Personendaten im Auftrag des Unternehmens. Dafür verlangt das DSG einen Vertrag, der Zweck, Sicherheit und Weitergabe regelt (Auftragsbearbeitungsvertrag, englisch DPA).
2. Bekanntgabe ins Ausland: Wird der Prompt auf Servern ausserhalb der Schweiz verarbeitet, liegt eine Bekanntgabe ins Ausland vor. Sie ist nur mit angemessenem Schutzniveau oder mit geeigneten Garantien zulässig, etwa mit Standardvertragsklauseln.
3. Weiterverwendung: Je nach Kontoart und Einstellungen können Eingaben gespeichert, von Menschen geprüft oder zum Training verwendet werden.

Eine Übersicht von ai-edu.ch zu den Pflichten aus Art. 9, 16 und 22 DSG vor der Freigabe von Büro-Agenten ordnet diese Punkte den einzelnen Gesetzesartikeln zu: Auftragsbearbeitung, Bekanntgabe ins Ausland und Folgenabschätzung.

Auch ein Vertrag mit Standardvertragsklauseln schützt nur rechtlich. Er verhindert nicht, dass ein US-Anbieter dem Recht seines Sitzlandes unterliegt, einschliesslich behördlicher Herausgabepflichten. Deshalb prüfen viele Datenschutzverantwortliche neben dem Vertrag auch, ob Daten rein technisch in der Schweiz bleiben.

Privatkonto, Business, Enterprise: die Unterschiede

Der häufigste Fehler in Schweizer KMU ist nicht das falsche Tool, sondern das falsche Konto. Mitarbeitende nutzen ihr privates Abo für Kundenkorrespondenz, Offerten oder Vertragsentwürfe. Laut der Analyse Kein Training mit Firmendaten gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung nur bei den Geschäftsabos. Datenresidenz in Europa bietet OpenAI demnach erst ab Enterprise an, und eine Verarbeitung in der Schweiz ist nur über eine Cloud-Variante mit älteren Modellen möglich.

Für Kundendaten scheidet das Privatkonto damit aus. Zwischen den beiden anderen Varianten entscheidet, wie sensibel die Daten sind und ob ein Vertrag genügt oder ob die Verarbeitung nachweislich in der Schweiz stattfinden muss.

Vertrauliche Daten und Firmengeheimnisse

Das DSG schützt Personendaten. Viele heikle Inhalte sind aber gar keine Personendaten: Preiskalkulationen, Quellcode, Übernahmepläne, Verhandlungsstrategien oder Produktentwicklungen. Für solche Firmengeheimnisse gilt eine andere Logik. Hier geht es weniger um Rechte Dritter als um Kontrolle: Wer kann die Daten einsehen, wo liegen sie, wie lange werden sie gespeichert, und lässt sich das später belegen?

Vier Kategorien verlangen besondere Vorsicht:

• Besonders schützenswerte Personendaten: Gesundheitsdaten, Angaben zu religiösen oder politischen Ansichten, Daten über Sozialhilfemassnahmen, strafrechtliche Verfolgungen oder genetische und biometrische Daten. Hier liegt ein hohes Risiko nahe, eine DSFA ist also wahrscheinlich.
• Berufsgeheimnisse: Anwältinnen, Ärzte, Revisoren und weitere Berufsgruppen unterstehen strafrechtlich geschützten Schweigepflichten. Ob ein Cloud-Dienst als Hilfsperson zulässig ist, sollte mit der Rechtsberatung des Berufsverbands oder einer spezialisierten Anwaltskanzlei geklärt werden, bevor Mandatsdaten in ein KI-Tool gelangen.
• Vertraglich vereinbarte Vertraulichkeit: Geheimhaltungsvereinbarungen mit Kunden verbieten oft die Weitergabe an Dritte. Ein KI-Anbieter ist ein Dritter.
• Bankkunden- und Finanzdaten: Hier gelten neben dem DSG oft zusätzliche aufsichtsrechtliche Vorgaben zum Outsourcing. Die zuständige Compliance-Stelle muss solche Einsätze freigeben.

Auch Hochschulen regeln die KI-Nutzung. Die ETH Zürich hat einen Leitfaden zu Sicherheitsaspekten beim Einsatz von KI-Diensten veröffentlicht. Er zeigt, wie eine grosse Organisation zwischen freigegebenen Diensten, sensiblen Daten und erlaubten Anwendungsfällen unterscheidet. Ein solches Modell lässt sich auch auf KMU übertragen.

Copilot und KI-Agenten: das Risiko liegt im Zugriff

Bei KI-Assistenten in Office-Suiten, etwa Microsoft Copilot, stellt sich eine andere Frage als beim Chatfenster. Der Assistent wartet nicht auf einen Prompt mit Kundendaten. Er hat oft schon Zugriff auf Postfach, Dateiablage, Kalender und Teams-Kanäle. Das Risiko entsteht also durch die Berechtigungen, nicht erst durch die Eingabe.

Die bereits erwähnte Checkliste für Büro-Agenten nach revDSG beschreibt dieses Risiko als Wirkungsradius des Agenten. Massgebend ist, auf welche internen Daten er zugreifen kann. Statt einer unternehmensweiten Freigabe empfiehlt sich eine schrittweise Prüfung der Zugriffsrechte. Typische Schwachstellen in der Praxis:

• Zu weit gefasste Freigaben in SharePoint oder Netzlaufwerken, die ein Agent sofort auswerten kann.
• Personalakten oder Lohnlisten in allgemein zugänglichen Ordnern.
• Fehlende Trennung zwischen Mandaten, sodass Daten von Kunde A in einer Antwort für Kunde B auftauchen können.

Für die Frage nach Copilot und Datenschutz in der Schweiz gilt deshalb: Zuerst die Berechtigungen aufräumen, dann den Agenten freigeben, und zwar zunächst nur für klar umrissene Gruppen.

Schatten-KI: warum Verbote selten funktionieren

Ein generelles ChatGPT-Verbot klingt nach der sicheren Lösung. In der Praxis verlagert es die Nutzung oft auf private Geräte und Konten, ausserhalb jeder Kontrolle. KI-Chatbots sind in der Schweiz längst im Alltag angekommen. Laut dem Digital News Report 2026 für die Schweiz nutzt bereits rund ein Zehntel der Bevölkerung solche Tools allein für Nachrichten, bei den 18- bis 24-Jährigen sind es 20 Prozent. Wer KI privat gewohnt ist, verzichtet am Arbeitsplatz nicht einfach darauf.

Bewährt hat sich eine Kombination aus drei Elementen:

• Ein freigegebenes Werkzeug, das für Kundendaten zugelassen ist und mindestens so bequem ist wie das Privatkonto.
• Eine kurze, verbindliche Nutzungsrichtlinie, die festlegt, welche Datenkategorien wo erlaubt sind.
• Menschliche Kontrolle bei Ergebnissen, die Kunden, Mitarbeitende oder Entscheide betreffen.

Checkliste: acht Schritte vor dem ersten Prompt mit Kundendaten

1. Daten klassifizieren: Öffentlich, intern, vertraulich, besonders schützenswert. Für jede Stufe festlegen, welches Tool zulässig ist.
2. Anwendungsfälle definieren: Zum Beispiel E-Mails zusammenfassen, Verträge prüfen, Protokolle erstellen. Jeder Anwendungsfall braucht einen Zweck, der den Betroffenen gegenüber vertretbar ist.
3. Verarbeitungsort klären: Wo werden Prompts, Dateien und Antworten verarbeitet und gespeichert, auch Logs und Backups?
4. Vertrag abschliessen: Auftragsbearbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Bei Bekanntgabe ins Ausland zusätzlich die passenden Garantien.
5. DSFA durchführen, wenn besonders schützenswerte Daten, Profiling oder automatisierte Entscheide im Spiel sind.
6. Zugriffsrechte prüfen: Gerade bei Agenten mit Zugang zu Postfächern und Dateiablagen. Vorher bereinigen, danach freigeben.
7. Datenschutzerklärung anpassen: Den KI-Einsatz und gegebenenfalls die Empfängerländer transparent nennen.
8. Nachweis sichern: Audit-Trail, Schulungsnachweise und dokumentierte Freigaben, damit sich der Einsatz bei einer Anfrage des EDÖB oder eines Kunden belegen lässt.

Branchen: wo die Anforderungen am höchsten sind

In allen fünf Branchen reicht ein Vertrag mit einem ausländischen Anbieter oft nicht, um Kunden und Aufsicht zu überzeugen. Den Ausschlag gibt meist der Nachweis, dass die Daten die Schweiz nicht verlassen und jeder Zugriff protokolliert ist.

Unsere Perspektive: Souveränität ist eine technische Frage

Wir beobachten in vielen Schweizer Unternehmen dasselbe Muster: Die KI-Nutzung ist längst Alltag, die Rechtsgrundlage dafür fehlt. Häufig wird dann nachträglich ein Vertrag mit einem US-Anbieter abgeschlossen. Das ist ein Fortschritt gegenüber privaten Konten. Es löst aber das Grundproblem nicht. Solange Prompts und Dokumente im Ausland verarbeitet werden, beruht der Schutz auf Vertragsklauseln und nicht auf der Infrastruktur.

Deshalb haben wir Nectos anders aufgebaut. Alle Daten werden ausschliesslich in der Schweiz verarbeitet und gespeichert, auf Schweizer Servern und mit lokal betriebenen KI-Modellen. Daten fliessen weder an OpenAI noch an Google oder Microsoft. Eingaben werden nie zum Training von Modellen verwendet. Unternehmen erhalten umfassende Audit-Trails und auf Anfrage einen Auftragsbearbeitungsvertrag. Eine Bekanntgabe ins Ausland nach Art. 16 DSG findet bei dieser Architektur gar nicht erst statt.

Unsere Empfehlung an Treuhandbüros, Kanzleien, Praxen und Finanzdienstleister: Erst die Datenkategorien festlegen, die das Unternehmen nicht verlassen dürfen. Dann das Werkzeug wählen, das diese Grenze technisch einhält. Erst danach lohnt sich der Vergleich von Funktionen und Modellen.

— Adopt

Nectos: KI-Arbeitsbereich mit Daten in der Schweiz

Nectos ist ein souveräner Schweizer KI-Arbeitsbereich für Fachleute, Teams und Unternehmen, die mit Kundendaten arbeiten. Die Funktionen im Überblick:

• Privater KI-Chat sowie Upload und Analyse von Dokumenten
• Persönliche und geteilte Wissensdatenbanken
• Transkription von Meetings
• KI-Assistenten für Schweizer Berufs- und Branchenkontexte
• Websuche, optional mit Anonymisierung, sowie Anonymisierung von Prompts
• Audit-Trails, Admin- und Zugriffssteuerung
• Hosting und Verarbeitung ausschliesslich auf Schweizer Servern, gemäss nDSG und DSGVO

Die Abos werden pro Platz und Monat abgerechnet: Starter für CHF 29.90, Pro für CHF 49.90 und Pro+ für CHF 99.90. Eine Testversion ist ebenfalls verfügbar. Organisationen mit eigener Infrastruktur können Nectos als BYOC- oder On-Premise-Variante betreiben, der zugehörige Support kostet ab CHF 490 pro Monat. Für erhöhte Compliance-Anforderungen gibt es das Sicherheits- und Compliance-Paket. Alle Pläne finden Sie auf der Preisübersicht von Nectos. Den direkten Vergleich zeigt die Seite Nectos und ChatGPT im Vergleich.

Häufige Fragen

Darf ich Kundendaten in mein privates ChatGPT-Konto eingeben?

Für geschäftliche Zwecke ist davon abzuraten. Bei Privatabos fehlt in der Regel ein Auftragsbearbeitungsvertrag, und die Bekanntgabe ins Ausland ist nicht geregelt. Damit kann das Unternehmen seine Pflichten aus dem DSG nicht nachweisen.

Verwendet ChatGPT meine Eingaben zum Training?

Das hängt von Kontoart und Einstellungen ab. Bei Business- und Enterprise-Abos ist das Training mit Kundendaten standardmässig ausgeschlossen, bei Privatkonten lässt es sich in den Einstellungen deaktivieren. Ein deaktiviertes Training ersetzt aber weder den Vertrag noch die Regelung des Verarbeitungsorts.

Ist ein Schweizer Serverstandort allein ausreichend?

Nein. Entscheidend ist, wo die Daten verarbeitet werden, nicht nur, wo sie liegen. Werden Dateien in der Schweiz gespeichert, die Prompts aber an ein Modell im Ausland gesendet, liegt trotzdem eine Bekanntgabe ins Ausland vor. Prüfen Sie deshalb den gesamten Datenfluss.

Braucht es für den KI-Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Nicht in jedem Fall. Eine DSFA ist Pflicht, wenn die Bearbeitung ein hohes Risiko für die Betroffenen mit sich bringen kann. Das ist etwa bei Gesundheitsdaten, umfangreichem Profiling oder automatisierten Entscheiden über Personen der Fall.

Was gilt für Copilot in Schweizer Unternehmen?

Es gelten dieselben DSG-Pflichten wie bei ChatGPT. Hinzu kommt der Zugriff des Assistenten auf Postfächer und Dateiablagen. Vor der Freigabe sollten die Berechtigungen bereinigt und der Einsatz schrittweise eingeführt werden.

Quellen

• EDÖB: Update – Geltendes Datenschutzgesetz ist auf KI direkt anwendbar
• EDÖB: KI und Datenschutz
• EDÖB: Einsatz von ChatGPT und vergleichbaren KI-gestützten Anwendungen
• Bund: Beirat Digitale Schweiz zur Umsetzung der KI-Konvention des Europarats
• ai-edu.ch: Büro-KI-Agenten und revDSG, Checkliste
• ai-edu.ch: Kein Training mit Firmendaten, Geschäftsabos im Vergleich
• ETH Zürich: Guide for Users of AI
• fög UZH: Digital News Report 2026, Länderbericht Schweiz

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