Ob Microsoft Copilot in der Schweiz datenschutzkonform eingesetzt werden kann, hängt von drei Faktoren ab: von der verwendeten Copilot-Variante, vom Registrierungsland des Microsoft-365-Tenants und von der Art der Daten, die in Prompts und Dokumente gelangen. Ein geschäftlicher Tenant mit Schweizer Datenstandort reduziert das Risiko erheblich. Eine Garantie, dass sämtliche Verarbeitungsschritte in der Schweiz stattfinden, ergibt sich daraus nicht. Für Unternehmen mit Berufsgeheimnissen oder besonders schützenswerten Personendaten ist deshalb eine dokumentierte Prüfung nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG, nLPD) Pflicht. Diese Übersicht zeigt, welche Punkte geprüft werden müssen.
Kurz gesagt
- Die Variante entscheidet: Der kostenlose Copilot mit privatem Konto, Copilot Chat in Business-Plänen und die Microsoft-365-Copilot-Lizenz folgen unterschiedlichen Datenschutzzusagen.
- Der Tenant entscheidet: Microsoft sagt für Tenants in bestimmten Geografien, darunter die Schweiz, die Speicherung von Copilot-Interaktionsdaten am festgelegten Datenstandort zu. Speicherung und Verarbeitung sind dabei zwei verschiedene Fragen.
- Das DSG gilt direkt: Der EDÖB hält fest, dass das geltende Datenschutzgesetz auch auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist.
- Auslandsbezug prüfen: Werden Personendaten ins Ausland bekannt gegeben, muss ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet sein.
- Souveräne Alternative: Ein KI-Arbeitsbereich mit Hosting und Verarbeitung ausschliesslich auf Schweizer Servern schliesst Auslandsflüsse von vornherein aus.
Inhaltsverzeichnis
- Welche Copilot-Variante im Einsatz ist
- Wo Copilot-Daten verarbeitet und gespeichert werden
- Was das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt
- Wann Daten die Schweiz trotzdem verlassen können
- Besonders schützenswerte Daten und Berufsgeheimnis
- Training, Protokolle und Aufbewahrung
- Prüfliste vor dem Einsatz
- Copilot und ein souveräner Schweizer KI-Arbeitsbereich im Vergleich
- Unsere Einschätzung
- Nectos: der KI-Arbeitsbereich für Daten, die in der Schweiz bleiben
- Häufige Fragen
- Quellen
Welche Copilot-Variante im Einsatz ist
Der Name «Copilot» steht für mehrere Produkte mit unterschiedlichen Datenschutzregeln. Vor jeder Bewertung ist festzuhalten, welche Variante tatsächlich genutzt wird.
- Copilot mit privatem Microsoft-Konto: Die Verbraucher-App, kostenlos oder in persönlichen Microsoft-365-Abonnements. Sie ist für den privaten Gebrauch konzipiert. Die geschäftlichen Zusagen zum Unternehmensdatenschutz gelten hier nicht.
- Microsoft 365 Copilot Chat: Webbasierter KI-Chat in berechtigten Business-Plänen. Microsoft bezeichnet den Schutz von Prompts und Antworten bei der Anmeldung mit einem Geschäftskonto als Unternehmensdatenschutz (Enterprise Data Protection).
- Microsoft 365 Copilot (Add-on-Lizenz): Diese Variante ist tief in Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint integriert. Über Microsoft Graph greift sie auf Organisationsdaten zu: Dokumente, E-Mails, Kalender, Chats, Besprechungen und Kontakte.
Für den Datenschutz sind die Unterschiede erheblich. Mit der integrierten Lizenz arbeitet Copilot mit dem gesamten Datenbestand, auf den die jeweilige Person Zugriff hat. Zu weit gefasste Freigaben in SharePoint oder Teams werden damit unmittelbar zum Datenschutzthema: Was technisch lesbar ist, kann in einer Copilot-Antwort erscheinen.
In der Praxis kommt ein weiterer Fall häufig vor: Mitarbeitende nutzen die Verbraucher-App mit einem privaten Konto für berufliche Aufgaben. Personendaten von Kundinnen, Kunden oder Mitarbeitenden gelangen so ausserhalb jeder vertraglichen Regelung des Arbeitgebers in einen KI-Dienst.
Wo Copilot-Daten verarbeitet und gespeichert werden
Die Frage nach dem Datenstandort hat zwei Teile: Wo werden Prompts, Antworten und Aktivitätsverlauf gespeichert, und wo findet die Modellinferenz statt, also die eigentliche Verarbeitung?
Speicherung im Schweizer Tenant
Gemäss der Microsoft-Dokumentation zu Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft 365 Copilot werden Copilot-Interaktionsdaten entsprechend dem festgelegten Speicherort für Microsoft-365-Daten gespeichert. Die Zusage gilt für Tenants, die in bestimmten Geografien bereitgestellt sind. Die Schweiz ist unter den aufgeführten Regionen. Microsoft betreibt für Microsoft 365 Rechenzentren in Zürich und Genf.
Verarbeitung durch das Sprachmodell
Die Inferenz läuft über Sprachmodelle, die Microsoft in der eigenen Cloud betreibt. Für Kunden in der EU und der EFTA verweist Microsoft auf die EU Data Boundary, mit der Daten innerhalb der EU verbleiben sollen. Gleichzeitig hält Microsoft fest, dass Anfragen von Kunden ausserhalb der EU in den USA, in der EU oder in anderen Regionen verarbeitet werden können. Microsoft hat zudem angekündigt, die Verarbeitung von Copilot-Interaktionen im jeweiligen Land schrittweise auf weitere Länder auszudehnen. Den aktuellen Stand für die Schweiz weisen die Produktbestimmungen von Microsoft aus. Für die Dokumentation zählt diese vertragliche Grundlage, nicht eine Ankündigung.
Sonderfall: Tenant mit Registrierungsland USA
Wurde ein Microsoft-365-Tenant mit dem Registrierungsland USA eingerichtet, gelten die Zusagen für die Schweiz und die EU Data Boundary nicht. Das betrifft etwa Schweizer Niederlassungen internationaler Gruppen oder Tenants, die ursprünglich über eine US-Muttergesellschaft angelegt wurden. Eine Migration ist möglich, dauert aber mehrere Monate und kann einzelne Dienste vorübergehend unterbrechen.
Was das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt
Ein eigenes KI-Gesetz für die Privatwirtschaft besteht in der Schweiz derzeit nicht. Massgebend ist das revidierte DSG.
Technologieneutral und direkt anwendbar
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hält fest, dass das geltende Datenschutzgesetz direkt auf KI anwendbar ist, weil es technologieneutral formuliert ist. Hersteller, Anbieter und Verwender von KI müssen bereits bei Entwicklung und Planung ein möglichst hohes Mass an digitaler Selbstbestimmung der betroffenen Personen sicherstellen. Pflichten tragen damit nicht nur die Anbieter, sondern auch die Unternehmen, die Copilot einsetzen.
Bekanntgabe ins Ausland
Nach der Rechtsgrundlagenanalyse CEBA der Bundeskanzlei muss bei einer Datenbekanntgabe ins Ausland (Art. 16 ff. DSG) ein angemessenes Schutzniveau erreicht werden. Personendaten dürfen ins Ausland bekannt gegeben werden, wenn der Bundesrat festgestellt hat, dass der betreffende Staat ein angemessenes Datenschutzniveau bietet. Diese Staaten sind in Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV, SR 235.11) aufgeführt. Fehlt eine solche Feststellung, sind zusätzliche Garantien nötig, etwa vertragliche.
Dieselbe Analyse hält fest, dass grundsätzlich keine Bekanntgabe vorliegt, wenn Daten anonymisiert oder verschlüsselt sind oder wenn Vorkehrungen den Zugriff des Cloud-Anbieters auf Klartext ausschliessen. Bei einem KI-Assistenten ist genau das schwer umzusetzen: Das Sprachmodell muss den Inhalt eines Prompts im Klartext verarbeiten, um ihn beantworten zu können.
Pflichten der Verantwortlichen
Wer Copilot im Unternehmen einführt, ist für die Datenbearbeitung verantwortlich. Daraus ergeben sich die bekannten DSG-Pflichten: Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen, Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, Datensicherheit, Auftragsbearbeitungsvertrag mit dem Anbieter und bei hohen Risiken eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Selbstständige und Freelancer unterliegen denselben Grundsätzen, sobald sie Personendaten ihrer Kundschaft bearbeiten.
Wann Daten die Schweiz trotzdem verlassen können
Auch bei einem korrekt eingerichteten Schweizer Tenant bleiben Konstellationen, in denen Daten ausserhalb der Schweiz verarbeitet werden oder zugänglich sein können.
- Websuche: Für Antworten mit aktuellen Webinhalten erzeugt Copilot Suchanfragen an Bing. Microsoft nennt Websuchabfragen selbst als Ausnahme von der EU Data Boundary.
- Zusätzliche Modelle und Agenten: Microsoft bindet zunehmend Modelle weiterer Anbieter und Agenten von Drittparteien ein. Für diese gelten teilweise eigene Bedingungen und Verarbeitungsorte.
- Verbraucherkonten: Die Nutzung mit einem privaten Microsoft-Konto fällt nicht unter die Geschäftszusagen zum Datenstandort.
- US-Tenant: Wie oben beschrieben, gelten die Zusagen für die Schweiz und die EU in diesem Fall nicht.
- Zugriff durch den Anbieter: Support- und Betriebszugriffe können aus anderen Ländern erfolgen. Hinzu kommt, dass ein Anbieter mit Sitz im Ausland ausländischem Recht untersteht. Behördliche Herausgabeanordnungen unterscheiden nicht zwingend nach dem Standort des Rechenzentrums.
Der letzte Punkt erklärt, weshalb ein Schweizer Rechenzentrum allein die Frage der Datensouveränität nicht beantwortet. Entscheidend ist, welcher Rechtsordnung der Betreiber untersteht und ob er technisch auf Klartext zugreifen kann.
Besonders schützenswerte Daten und Berufsgeheimnis
Das DSG kennt besonders schützenswerte Personendaten, darunter Gesundheitsdaten, Daten über religiöse oder politische Ansichten, genetische und biometrische Daten sowie Daten über strafrechtliche Verfolgungen und Sanktionen. Für ihre Bearbeitung gelten strengere Anforderungen.
Diese Daten kommen in vielen Branchen täglich vor:
- Gesundheitswesen: Patientendossiers, Berichte, Korrespondenz mit Versicherern.
- HR: Arztzeugnisse, Absenzen, Disziplinarfälle, Gehaltsdaten.
- Recht und Treuhand: Mandatsakten, Steuerunterlagen, Vermögensverhältnisse.
- Finanz: Kundendossiers, Abklärungen zur Geldwäschereibekämpfung.
Für Anwältinnen, Ärzte und weitere Berufsgeheimnisträger kommt die strafrechtlich geschützte Schweigepflicht hinzu. Ob ein Cloud-KI-Dienst mit diesen Pflichten vereinbar ist, sollte vor dem Einsatz mit dem zuständigen Berufsverband oder einer auf Datenschutzrecht spezialisierten Anwaltskanzlei geklärt werden. Diese Klärung muss erfolgen, bevor erste Mandats- oder Patientendaten in einen Prompt gelangen.
Training, Protokolle und Aufbewahrung
Für die geschäftlichen Varianten gibt Microsoft an, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Trainieren der Foundation-Modelle verwendet werden. Gespeichert werden Prompts und Antworten samt Zitaten. Microsoft bezeichnet diese Daten als «Inhalt von Interaktionen» und legt sie verschlüsselt als Copilot-Aktivitätsverlauf ab.
Für die Compliance folgt daraus:
- Der Aktivitätsverlauf ist ein Datenbestand: Er enthält alles, was Mitarbeitende eingegeben haben, und muss in Aufbewahrungs- und Löschkonzepte aufgenommen werden.
- Auskunftsbegehren: Betroffene Personen können Auskunft verlangen. Prompts mit ihren Daten fallen darunter.
- Legal Hold und eDiscovery: Bei Rechtsstreitigkeiten kann der Verlauf relevant werden. Die Retention-Richtlinien müssen bewusst festgelegt sein.
- Berechtigungen: Copilot respektiert bestehende Zugriffsrechte. Fehlerhafte Berechtigungen werden damit nicht korrigiert, sondern sichtbar gemacht.
Prüfliste vor dem Einsatz
Die folgenden Schritte gelten für Arbeitgeber. Die Punkte 1, 6 und 7 betreffen auch Einzelpersonen, die Copilot beruflich nutzen.
- Variante bestimmen: Festhalten, welche Copilot-Variante mit welchem Konto genutzt wird. Die private Nutzung für berufliche Daten per Weisung regeln.
- Tenant prüfen: Registrierungsland und Datenstandort im Microsoft-365-Admin-Center kontrollieren und dokumentieren.
- Datenflüsse erfassen: Websuche, Plug-ins, Agenten und zusätzliche Modelle einzeln bewerten und nicht benötigte Funktionen deaktivieren.
- Berechtigungen bereinigen: SharePoint-, OneDrive- und Teams-Freigaben vor dem Rollout überprüfen. Vertrauliche Inhalte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen versehen.
- Rechtsgrundlage und Verträge: Auftragsbearbeitungsvertrag, Garantien für Auslandsbekanntgaben und Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten nachführen.
- Datenklassen festlegen: Bestimmen, welche Daten in Prompts zulässig sind. Besonders schützenswerte Daten und Berufsgeheimnisse ausdrücklich regeln.
- Schulung: Mitarbeitende instruieren, welche Inhalte nicht in den KI-Chat gehören, und Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag verwenden.
- Risikobewertung: Bei hohem Risiko für betroffene Personen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen und das Ergebnis dokumentieren.
- Aufbewahrung regeln: Retention für den Copilot-Aktivitätsverlauf festlegen und auf die Löschfristen abstimmen.
Ist nach dieser Prüfung offen, ob sensible Daten die Schweiz verlassen könnten, empfiehlt sich für diese Daten eine Lösung, bei der Speicherung und Verarbeitung vollständig in der Schweiz stattfinden.
Copilot und ein souveräner Schweizer KI-Arbeitsbereich im Vergleich
| Kriterium | Microsoft 365 Copilot | Nectos |
|---|---|---|
| Speicherort | Gemäss Datenstandort des Tenants, Schweiz möglich | Ausschliesslich Schweizer Server |
| Modellverarbeitung | In der Microsoft-Cloud, je nach Konstellation auch ausserhalb der Schweiz | Ausschliesslich in der Schweiz, lokal gehostete Modelle |
| Websuche | Abfragen an Bing, Ausnahme von der EU Data Boundary | Optional, mit Anonymisierung |
| Prompt-Schutz | Unternehmensdatenschutz bei Geschäftskonten | Prompt-Anonymisierung |
| Modelltraining | Gemäss Microsoft keine Nutzung zum Training | Keine Nutzung zum Training |
| Datenflüsse zu ausländischen KI-Anbietern | Abhängig von Variante, Modell und Funktion | Keine |
| Nachvollziehbarkeit | Aktivitätsverlauf, Compliance-Werkzeuge | Umfassende Audit-Trails, Admin- und Zugriffssteuerung |
| Vertrag | Produktbestimmungen und Datenschutzzusatz | DPA (Auftragsbearbeitung) auf Anfrage |
| Betriebsmodell | Cloud-Dienst | Cloud in der Schweiz, BYOC oder On-Premise |
| Rechtlicher Rahmen | DSG und DSGVO, Anbieter untersteht US-Recht | nLPD/nDSG und DSGVO |
Unsere Einschätzung
Datenschutz bei KI ist in der Schweiz keine Frage der Konfiguration allein. Ein korrekt eingerichteter Tenant verringert Risiken, beseitigt aber nicht die strukturelle Abhängigkeit von einem Anbieter, der ausländischem Recht untersteht und Datenflüsse je nach Funktion unterschiedlich regelt.
Unternehmen müssen nachweisen können, wo Personendaten bearbeitet werden. Jede Ausnahme in einer Produktdokumentation, jede neue Funktion und jedes zusätzliche Modell verlangt eine neue Prüfung. Für Treuhand, Recht, Gesundheitswesen, Finanz und HR ist das ein dauerhafter Aufwand.
Nectos ist so aufgebaut, dass diese Prüfung einfach bleibt: Hosting und Verarbeitung erfolgen ausschliesslich auf Schweizer Servern, die KI-Modelle sind lokal gehostet, und es gibt keine versteckten Datenflüsse zu ausländischen KI-Anbietern. Eingaben werden nie zur Modell-Trainierung genutzt. Audit-Trails und Zugriffssteuerung schaffen die Transparenz, die das DSG von Verantwortlichen verlangt.
Für sensible Daten empfehlen wir einen KI-Arbeitsbereich, bei dem die Schweiz nicht eine Option unter mehreren ist, sondern der einzige Ort der Verarbeitung.
Adopt
Nectos: der KI-Arbeitsbereich für Daten, die in der Schweiz bleiben
Nectos bietet einen privaten KI-Chat, Upload und Analyse von Dokumenten, persönliche und geteilte Wissensdatenbanken, Meeting-Transkription und KI-Assistenten für Schweizer Berufs- und Branchenkontexte. Hosting und Verarbeitung erfolgen ausschliesslich in der Schweiz, gemäss nLPD/nDSG und DSGVO. Wie Daten im System verarbeitet werden, zeigt die Seite zu den Datenflüssen bei Nectos.
Die Pläne: Starter für CHF 29.90, Pro für CHF 49.90 und Pro+ für CHF 99.90, jeweils pro Platz und Monat. Eine Testversion steht ebenfalls zur Verfügung. Alle Details finden sich in der Preisübersicht von Nectos. Unternehmen, die die Lösung in der eigenen Infrastruktur betreiben wollen, wählen das BYOC- oder On-Premise-Deployment. Der zugehörige Support kostet ab CHF 490 pro Monat. Für Audits und Nachweispflichten ergänzt das Sicherheits- und Compliance-Paket das Angebot. Hintergründe zur Rechtslage bietet die Seite zur Schweizer Datensouveränität.
Häufige Fragen
Ist Microsoft Copilot in der Schweiz erlaubt?
Ja. Kein Gesetz verbietet den Einsatz von Copilot in der Schweiz. Unternehmen müssen jedoch die Pflichten des DSG einhalten, insbesondere bei der Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland. Ob der Einsatz zulässig ist, hängt von Variante, Tenant-Konfiguration und Datenart ab.
Bleiben Copilot-Daten mit einem Schweizer Tenant in der Schweiz?
Microsoft sagt für Tenants mit Schweizer Datenstandort die Speicherung der Copilot-Interaktionsdaten in der Schweiz zu. Für die Verarbeitung und für einzelne Funktionen wie die Websuche gelten Ausnahmen. Massgebend sind die aktuellen Produktbestimmungen von Microsoft.
Darf ein Treuhandbüro oder eine Arztpraxis Copilot mit Kundendaten nutzen?
Bei Berufsgeheimnissen und besonders schützenswerten Daten sind die Anforderungen höher. Vor dem Einsatz sollten der Berufsverband oder eine auf Datenschutzrecht spezialisierte Kanzlei beigezogen werden. Mit einer Lösung, die ausschliesslich in der Schweiz verarbeitet, entfällt die Frage der Auslandsbekanntgabe.
Werden Copilot-Prompts zum Training verwendet?
Für die geschäftlichen Varianten gibt Microsoft an, dass Prompts und Antworten nicht zum Training der Foundation-Modelle genutzt werden. Gespeichert werden sie trotzdem, und zwar als Aktivitätsverlauf. Dieser Verlauf muss in Aufbewahrungs- und Löschkonzepte aufgenommen werden.
Quellen
EDÖB: Geltendes Datenschutzgesetz ist auf KI direkt anwendbar
Bundeskanzlei: Rechtsgrundlagenanalyse Cloud Enabling Büroautomation (CEBA)