Une transcription Teams ou Zoom est conforme à la LPD lorsque trois conditions sont réunies : tous les participants ont consenti avant l'enregistrement, vous savez où vont les données et qui les traite, et vous maîtrisez la durée de conservation et les accès. La troisième condition est celle qui échoue le plus souvent, parce que la transcription d'une réunion est un traitement de données personnelles, parfois sensibles, qui peut quitter la Suisse sans que personne ne l'ait décidé. Pour les fiduciaires, études d'avocats, cabinets médicaux, services RH ou équipes finance, une alternative à ChatGPT et aux assistants intégrés aux outils de visioconférence, hébergée exclusivement en Suisse, supprime le problème à la source. Ce guide donne les règles, la marche à suivre et les points de contrôle.
En bref
- Enregistrer une conversation non publique sans le consentement de tous les participants est punissable en droit pénal suisse, indépendamment de la LPD.
- La nLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023, impose transparence, documentation des transferts à l'étranger et sécurité des données.
- Les contenus d'une réunion Teams peuvent être communiqués hors de Suisse selon les conditions du fournisseur : ce flux doit être connu, documenté et justifié.
- Les résumés IA se vérifient avant diffusion et se suppriment dès qu'ils ne sont plus nécessaires.
- Pour les contenus confidentiels, une transcription traitée sur des serveurs suisses réduit le risque à sa racine.
Table des matières
- Ce que la loi suisse exige avant de transcrire
- Ce que la nLPD a changé pour les transcriptions
- Où vont les données d'une transcription Teams ou Zoom
- Marche à suivre pour une transcription conforme
- Transcrire sans exposer les données : l'approche souveraine
- Nectos pour la transcription et le résumé de réunions
- Notre point de vue
- Questions fréquentes
- Sources
Ce que la loi suisse exige avant de transcrire
Deux textes se superposent, et on les confond souvent.
Le premier est le droit pénal. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) indique que l'enregistrement d'une conversation non publique sans le consentement de tous les participants est punissable au titre des art. 179bis et 179ter du Code pénal. Une réunion Teams ou Zoom entre collègues, clients ou mandants est une conversation non publique. La transcription automatique, qui fixe la parole sous forme de texte, relève de la même logique : le plus prudent est de la traiter comme un enregistrement.
Le second est la LPD, qui s'applique au traitement des données personnelles que cet enregistrement génère : voix, nom, propos, parfois informations de santé, situation financière ou données de personnel. Le même PFPDT précise que l'accord doit être clair et transparent sur la nature et le but de l'enregistrement, et qu'il doit être obtenu avant que l'enregistrement ne démarre.
Les exceptions sont étroites. Elles visent certaines conversations téléphoniques, notamment des transactions commerciales de masse, et les enregistrements concernés ne peuvent servir qu'à établir des preuves. Une réunion d'équipe, un entretien d'évaluation ou un rendez-vous avec un mandant n'en font pas partie.
Ce qu'il faut dire aux participants
Le consentement n'a de valeur que s'il est éclairé. Avant de lancer la transcription, annoncez :
- que la réunion sera enregistrée ou transcrite, et dans quel but (procès-verbal, suivi de mandat, formation) ;
- quel outil traite la voix et le texte, et dans quel pays ;
- qui aura accès au résultat et combien de temps il sera conservé ;
- la possibilité de refuser ou de quitter la réunion.
L'État de Vaud recommande dans ses bonnes pratiques de documenter ce consentement avant l'enregistrement et, si le lieu de stockage n'est pas assuré, de renoncer à enregistrer. Une mention dans l'invitation, répétée à l'oral au début de la séance et consignée dans le procès-verbal, constitue une trace simple et suffisante dans la plupart des cas.
Ce que la nLPD a changé pour les transcriptions
La nouvelle loi fédérale sur la protection des données est entrée en vigueur le 1er septembre 2023, en remplacement de la loi de 1992. Pour la transcription de réunions, quatre évolutions comptent.
Une responsabilité plus personnelle. Les sanctions pénales visent les personnes physiques responsables : les amendes peuvent atteindre 250 000 CHF selon la même source. Le dirigeant ou le responsable informatique qui active une fonction sans vérifier où vont les données s'expose donc personnellement.
Un devoir d'information. Les personnes dont les données sont traitées doivent savoir qui traite quoi et pourquoi. Une transcription faite « en tâche de fond » ne satisfait pas à cette exigence.
La conception protectrice dès le départ. Le principe de protection des données dès la conception (art. 7 LPD) oblige à choisir des réglages et des outils qui limitent les données collectées. Transcrire par défaut chaque réunion contredit ce principe.
Un encadrement des transferts à l'étranger. C'est le point décisif pour Teams et Zoom, traité ci-dessous.
La nLPD ne dit pas « interdit d'utiliser Teams ». Elle exige que vous puissiez démontrer que vous avez compris les flux et pris les mesures adaptées. Le secret professionnel (avocats, médecins, fiduciaires, selon les cas) s'y ajoute et relève d'un régime pénal distinct : pour ces métiers, la question n'est pas seulement la LPD.
Où vont les données d'une transcription Teams ou Zoom
Une transcription ne se limite pas à un fichier texte. La Banque nationale suisse décrit, dans sa déclaration de protection des données, les données traitées dans Teams : données de profil, contenus texte, audio et vidéo, enregistrements, messages de chat, documents partagés, contenus d'écran, ainsi que des données techniques comme l'adresse IP, l'heure et le terminal.
La même déclaration indique que ces données peuvent être communiquées hors de Suisse et de l'Union européenne, dans des pays du monde entier, selon les conditions du fournisseur et les garanties applicables. Un guide de configuration suisse publié en 2026 par un cabinet spécialisé qualifie l'enregistrement et la transcription Teams de traitements hautement sensibles et recommande d'informer tous les participants. Il décrit aussi des flux techniques vers les services de reconnaissance vocale du fournisseur.
Côté Zoom, l'EPFL recommande de ne pas activer le résumé Zoom AI pour les réunions contenant des informations personnelles, sensibles ou confidentielles. La transcription Zoom suit donc la même grille de lecture que celle de Teams.
Pourquoi le transfert pose problème
Quand un pays n'offre pas un niveau de protection reconnu comme adéquat, un transfert peut reposer notamment sur des clauses types reconnues ou approuvées par le PFPDT, avec des garanties sur la conservation, l'effacement, les destinataires et la sécurité. Le même guide recommande de documenter les données transférées, leur finalité, les sous-traitants, les pays destinataires et les traitements soumis au droit de pays tiers.
Ce dernier point est celui que les professionnels soumis au secret sous-estiment : un prestataire étranger reste exposé au droit de son propre pays, par exemple au CLOUD Act américain, quel que soit le contrat signé avec vous. Le PFPDT recommande, en cas d'externalisation, de vérifier le niveau de protection du prestataire, le lieu où il est établi et celui de ses sous-traitants.
Marche à suivre pour une transcription conforme
Voici la démarche, étape par étape, avec les points où elle échoue en pratique.
1. Cartographier les réunions concernées
Triez vos réunions en trois catégories : sans enjeu (point d'équipe logistique), confidentielles (clients, mandats, RH, finance) et soumises au secret (santé, conseil juridique). Seule la première supporte un outil dont les flux sont mal maîtrisés. L'erreur classique : appliquer le même réglage à tout.
2. Documenter le traitement
Notez l'outil utilisé, la finalité, les catégories de données, les destinataires, le pays de traitement et les sous-traitants. Cette fiche est exactement ce que recommande le PFPDT pour les transferts. Elle sert aussi de base à votre registre des activités de traitement.
3. Obtenir et consigner le consentement
Information dans l'invitation, rappel oral, trace écrite. Pour les participants externes (clients, mandataires), le consentement est la condition non négociable : sans lui, on ne transcrit pas.
4. Choisir où la transcription est traitée
C'est l'étape qui décide du niveau de risque. Si l'audio ou le texte quittent la Suisse, vous devez justifier le transfert et ses garanties. Si le traitement reste sur des serveurs suisses, sous droit suisse, la question disparaît pour l'essentiel. Chez Nectos, les données restent et sont traitées exclusivement en Suisse, sur une infrastructure cloud 100 % suisse hébergée par Hidora, sans export ni sous-traitance à des fournisseurs étrangers.
5. Contrôler les accès
Les transcriptions contiennent souvent plus que ce que les participants imaginent : noms, chiffres, diagnostics, positions de négociation. Limitez l'accès aux personnes concernées et définissez des rôles. Nectos propose un contrôle d'accès administrateur et une gestion de rôles, ainsi que des journaux d'audit complets exportables pour la conformité légale : vous savez qui a consulté quoi.
6. Relire avant de diffuser
L'EPFL traite les résumés IA comme des sorties à contrôler humainement : l'IA produit une synthèse utile, mais l'hôte reste responsable de ce qui est partagé. Une erreur d'attribution dans un compte rendu RH ou un procès-verbal de mandat a des conséquences réelles. Relisez, corrigez, puis partagez au cercle strictement nécessaire.
7. Fixer la durée de conservation et supprimer
L'EPFL recommande de supprimer les résumés et transcriptions dès qu'ils ne sont plus nécessaires. Définissez une durée par catégorie (par exemple : jusqu'à la validation du procès-verbal, puis suppression de la transcription brute) et appliquez-la. Gardez en tête que le chat et les documents partagés pendant la réunion sont stockés selon les conditions de l'organisateur : l'État de Vaud conseille de limiter leur contenu lorsque la confidentialité ou le lieu de stockage ne sont pas maîtrisés.
Transcrire sans exposer les données : l'approche souveraine
La plupart des entreprises utilisent aujourd'hui leur outil de visioconférence comme outil de transcription, par commodité. Or c'est précisément ce couplage qui crée le flux à l'étranger. Dissocier les deux est la manière la plus directe de rester conforme : la réunion se tient où vous le décidez, et la transcription, le résumé et l'analyse sont réalisés dans un espace de travail IA hébergé en Suisse.
Cette séparation répond aussi à un usage répandu : beaucoup de collaborateurs utilisent déjà ChatGPT pour reformuler un compte rendu ou résumer une discussion, en y collant des extraits de réunion. C'est un transfert de données personnelles vers l'étranger, effectué sans cadre. Offrir à l'équipe une alternative à ChatGPT, privée et soumise au droit suisse, règle ce cas d'usage au lieu de l'interdire.
Pour un fiduciaire, un cabinet juridique, une clinique ou un service RH, trois critères permettent de choisir :
| Critère | Question à poser | Ce que vous devez pouvoir démontrer |
|---|---|---|
| Localisation | Où l'audio, le texte et les résumés sont-ils traités et stockés ? | Un traitement exclusivement en Suisse, sans sous-traitant étranger |
| Réutilisation | Les contenus servent-ils à entraîner des modèles ? | Aucun entraînement sur les données clients |
| Traçabilité | Qui a accédé à quelle transcription ? | Des journaux d'audit complets et exportables |
Nectos répond à ces trois critères : hébergement 100 % suisse, aucun entraînement IA sur les données clients, journaux d'audit exportables. La page Comment vos données circulent dans Nectos détaille le parcours des données, et la page sécurité présente les mesures prouvables plutôt qu'affirmées.
Nectos pour la transcription et le résumé de réunions
Nectos est un espace de travail IA souverain suisse, conçu comme alternative à ChatGPT pour les professionnels et les PME. Il réunit chat IA privé, analyse de documents, base de connaissances privée, transcription et résumé de réunions, recherche web anonymisée et anonymisation automatique des prompts. Le tout est conforme à la nLPD, avec administration des accès et gestion des rôles.
L'abonnement se facture par siège et par mois : Starter à CHF 29.90, Pro à CHF 49.90 et Pro+ à CHF 99.90, avec une offre d'essai dont le prix n'est pas publié. Le détail des niveaux figure sur la page des tarifs.
L'infrastructure suisse s'accompagne d'un engagement écoresponsable : voir la page IA suisse écoresponsable.
Notre point de vue
Chez Nectos, nous partons d'un constat : la conformité d'une transcription ne se joue pas dans la fonction elle-même, mais dans le chemin que prennent les données. Un enregistrement qui « voyage » vers des serveurs étrangers doit être justifié, documenté et défendable devant le PFPDT, devant un mandant ou devant une autorité de surveillance.
C'est pourquoi nous avons construit un espace de travail où les données restent et sont traitées exclusivement en Suisse, sous droit suisse, sans export ni sous-traitance à des fournisseurs étrangers. Nous n'entraînons aucun modèle sur les données de nos clients. Nos journaux d'audit complets et notre gestion de rôles donnent aux responsables la preuve dont ils ont besoin, pas seulement une déclaration.
Pour les métiers du secret professionnel, nous pensons que la question à se poser n'est pas « puis-je transcrire ? » mais « puis-je expliquer précisément où va chaque mot prononcé ? ». Avec une infrastructure suisse, la réponse tient en une phrase.
Nectos
Questions fréquentes
Faut-il le consentement de tous les participants pour transcrire une réunion Teams ?
Oui, pour une conversation non publique. Le droit pénal suisse punit l'enregistrement sans le consentement de tous les participants, et le PFPDT demande un accord clair sur la nature et le but de l'enregistrement. Le consentement doit précéder le démarrage de la transcription et, idéalement, être consigné par écrit.
La transcription Zoom est-elle traitée différemment de celle de Teams ?
Sur le fond juridique, non : consentement, information, transferts à l'étranger et conservation s'appliquent de la même façon. En pratique, l'EPFL recommande de ne pas activer le résumé Zoom AI pour les réunions contenant des informations personnelles, sensibles ou confidentielles. Vérifiez dans les deux cas où les données sont traitées et par qui.
Que doit contenir ma documentation pour être conforme à la nLPD ?
Elle indique l'outil, la finalité, les catégories de données, les sous-traitants, les pays destinataires et les garanties applicables en cas de transfert, comme le recommande le PFPDT. Ajoutez la durée de conservation, les personnes ayant accès aux transcriptions et la manière dont le consentement est recueilli.
Combien de temps conserver une transcription ?
Le moins longtemps possible : l'EPFL recommande de supprimer résumés et transcriptions dès qu'ils ne sont plus nécessaires. Fixez une durée par type de réunion et appliquez-la systématiquement. Un procès-verbal validé suffit souvent, sans conserver la transcription brute.
Quelle alternative à ChatGPT pour résumer mes réunions en restant conforme ?
Choisissez un espace de travail IA dont le traitement reste exclusivement en Suisse, sans entraînement sur vos données et avec des journaux d'audit. Nectos est conçu pour cela et propose transcription et résumé de réunions, anonymisation automatique des prompts et contrôle d'accès par rôles.
Sources
- PFPDT, Enregistrement de conversations
- État de Vaud, Vidéoconférence : bonnes pratiques
- Banque nationale suisse, déclaration sur la protection des données Teams et Webex
- PFPDT, guide sur la licéité des communications de données à l'étranger
- PFPDT, Outsourcing
- EPFL, résumé de réunion avec Zoom AI
- SIDD, protection des données Teams, guide de configuration suisse
- Suissedroit, la nouvelle LPD