Transcrire une réunion Teams, Zoom ou Meet prend quelques clics. Savoir où part le texte, qui peut le lire et combien de temps il reste stocké demande davantage de réflexion, surtout si la réunion touche au secret professionnel, aux données de clients ou de patients. En Suisse, la loi sur la protection des données (nLPD) place cette responsabilité sur l'organisation qui enregistre. Nous présentons ici les règles de fonctionnement des trois outils, le cadre suisse, et la manière de transcrire vos réunions dans un espace de travail 100 % suisse, comme alternative à ChatGPT et aux assistants intégrés aux outils de visioconférence.
En bref
- La transcription intégrée aux outils de visioconférence est pilotée par les administrateurs : ce sont eux qui autorisent ou bloquent la fonction pour des utilisateurs, des groupes ou toute l'organisation.
- Le texte produit est conservé selon les règles de stockage de chaque plateforme, avec des durées de rétention qui diffèrent d'un outil à l'autre.
- En Suisse, transcrire une conversation suppose d'informer les participants, de limiter l'usage à un but précis et de maîtriser la durée de conservation : la nLPD s'applique.
- Pour les réunions sensibles (fiduciaire, juridique, santé, RH), une transcription traitée exclusivement sur des serveurs suisses réduit l'exposition aux transferts transfrontaliers.
- Nectos propose la transcription et le résumé de réunions dans un espace IA hébergé uniquement en Suisse.
Table des matières
- Ce que font réellement les outils de visioconférence
- Qui peut lancer la transcription dans Teams
- Zoom et Google Meet : mêmes principes, réglages différents
- Où va le texte, et pendant combien de temps
- Ce que la nLPD change pour la transcription de réunions
- Checklist avant de transcrire une réunion
- Notre point de vue
- Transcrire et résumer vos réunions dans un espace 100 % suisse
- Mettre en place une politique de transcription dans votre organisation
- FAQ
- Sources
Ce que font réellement les outils de visioconférence
Les trois plateformes les plus utilisées dans les entreprises suisses proposent une transcription : Teams, Zoom et Google Meet. Le principe est identique. La parole est convertie en texte pendant ou après la réunion, puis le fichier est rangé dans l'espace de stockage de la plateforme. Ce texte devient alors un document de l'organisation, soumis à ses règles d'accès et de conservation.
Cette simplicité masque trois questions que le service informatique, la direction ou le juriste doivent trancher avant la première utilisation :
- Qui a le droit de lancer la transcription ? Le réglage est-il ouvert à tous les collaborateurs ou réservé à l'organisateur ?
- Où le texte est-il stocké, et pendant combien de temps ? Une transcription oubliée dans un dossier partagé reste une donnée personnelle.
- Quelle base légale et quelle information donne-t-on aux participants ? C'est le point que la nLPD rend central.
La suite suit cet ordre.
Qui peut lancer la transcription dans Teams
Dans Teams, la transcription n'est pas un droit acquis de chaque participant. Selon la documentation de Microsoft, les administrateurs peuvent autoriser ou empêcher la transcription des réunions et des appels de groupe pour des utilisateurs, des groupes ou l'ensemble de l'organisation. Si vous ne voyez pas l'option dans une réunion, la raison est donc le plus souvent une stratégie définie par votre service informatique, pas un défaut de l'outil.
La licence Teams Premium ajoute un niveau de contrôle. D'après la page de Microsoft consacrée aux options d'enregistrement, l'organisateur peut décider que seuls les organisateurs et co-organisateurs, ou bien les organisateurs, co-organisateurs et présentateurs, peuvent enregistrer et transcrire. Un modèle de réunion ou une étiquette de confidentialité peut appliquer ce réglage automatiquement.
Pour une PME, cela donne une règle pratique : définissez une politique par type de réunion. Un comité de direction, un entretien d'évaluation ou une consultation client ne se règlent pas comme un point d'équipe hebdomadaire.
Ces règles répondent aussi à une question fréquente : un participant simple, qui n'est ni organisateur ni présentateur, ne peut pas toujours lancer la transcription. Cela dépend entièrement de la configuration de l'organisation qui héberge la réunion. Si vous êtes invité à une réunion organisée par un tiers, c'est la politique de ce tiers qui s'applique, pas la vôtre.
Zoom et Google Meet : mêmes principes, réglages différents
Sur Zoom comme sur Meet, la disponibilité de la transcription dépend de l'offre souscrite et des réglages définis par l'administrateur du compte. Le raisonnement à appliquer reste le même que pour Teams : cherchez d'abord dans la console d'administration qui peut transcrire, puis qui peut consulter le fichier produit. Documentez ce réglage dans votre directive interne sur l'usage de l'IA, car c'est la première chose qu'un contrôle ou un audit demandera.
La question des langues mérite le même soin. Le français et l'allemand standard sont couverts par les grandes plateformes, mais les dialectes alémaniques posent un défi particulier à tous les moteurs de reconnaissance vocale. Si vos réunions se tiennent en suisse allemand, testez la qualité sur un échantillon réel de vos propres échanges avant d'en faire un procès-verbal de référence, et relisez toujours les passages juridiquement ou financièrement engageants.
Où va le texte, et pendant combien de temps
C'est la partie que les utilisateurs oublient, et celle qui compte le plus au regard de la protection des données. Prenons l'exemple de Google Meet. La documentation pour développeurs indique que les transcriptions de Meet sont conservées selon les règles par défaut de Google Drive. Elle précise aussi que les contributions de transcription fournies par l'API REST de Meet sont supprimées 30 jours après la fin de la conférence, et que la rétention peut être gérée séparément via Google Vault.
Ce détail technique a une conséquence concrète. Selon que vous lisez le fichier dans Drive ou que vous passez par l'API, la durée de vie des données n'est pas la même. Sans politique de conservation écrite, personne dans l'entreprise ne sait exactement combien de temps une transcription reste accessible, ni qui peut la partager.
Pour chaque plateforme, posez-vous ces questions et consignez les réponses :
- Dans quel dossier ou quelle bibliothèque le texte arrive-t-il, et qui en est propriétaire ?
- Les participants externes y ont-ils accès ?
- Quelle est la durée de conservation par défaut, et peut-on la raccourcir ?
- Dans quel pays le traitement de la parole est-il réalisé ?
Cette dernière question est la plus sensible pour un cabinet d'avocats, une fiduciaire ou une clinique. Un enregistrement traité sur une infrastructure soumise à une juridiction étrangère peut être exposé à des demandes d'accès fondées sur une loi étrangère, comme le CLOUD Act américain. Nous détaillons ce point dans notre article sur la souveraineté suisse comme garantie légale.
Ce que la nLPD change pour la transcription de réunions
La loi fédérale révisée sur la protection des données, la nLPD, est en vigueur depuis le 1er septembre 2023. Elle remplace la loi de 1992 et vise une équivalence large avec le RGPD européen, afin que la Suisse conserve son statut de pays offrant un niveau de protection adéquat.
Pour la transcription, quatre principes pratiques en découlent.
1. Informer avant d'enregistrer
Les personnes dont la voix est enregistrée doivent savoir qu'elles le sont, pourquoi, qui aura accès au texte et combien de temps il sera conservé. Une mention dans l'invitation et une annonce orale au début de la réunion sont le minimum raisonnable. Une voix est une donnée personnelle, et dans certains contextes elle peut devenir une donnée sensible, par exemple lorsque la réunion aborde la santé d'une personne ou une procédure disciplinaire.
2. Définir un but précis
Transcrire « pour garder une trace » est trop vague. Un but acceptable est par exemple : établir le procès-verbal d'un conseil d'administration, ou produire un compte rendu d'entretien client. Le but détermine ensuite ce qui est conservé, et ce qui est supprimé.
3. Limiter à ce qui est nécessaire
Le principe de proportionnalité vaut pour la durée comme pour le périmètre. Une transcription complète d'une réunion d'équipe de routine est rarement nécessaire. Un résumé avec les décisions et les tâches suffit souvent, et il contient moins de données personnelles.
4. Sécuriser la suite du traitement
Si la transcription est ensuite envoyée à un outil d'IA pour être résumée, ce deuxième traitement est soumis aux mêmes exigences. C'est ici que beaucoup d'équipes se trompent : elles collent un texte sensible dans un assistant grand public sans se demander où il est traité. Pour les professions soumises au secret professionnel, cette étape est la plus risquée, car la divulgation à un prestataire étranger peut poser un problème de confidentialité, indépendamment de la nLPD.
Ces principes ne remplacent pas l'avis d'un juriste. Si votre organisation est soumise à un secret professionnel ou à une réglementation sectorielle, faites valider votre directive par votre responsable de la conformité ou votre conseil juridique.
Checklist avant de transcrire une réunion
Voici une routine simple à appliquer, que vous soyez indépendant ou responsable d'une équipe de vingt personnes.
- Décidez du but. Procès-verbal, compte rendu client, mémoire pour l'équipe : un seul but par type de réunion.
- Vérifiez le réglage administrateur. Sachez qui peut lancer la transcription et qui peut lire le fichier.
- Informez les participants. Par écrit dans l'invitation, puis à l'oral au début de la réunion. Laissez la possibilité de s'exprimer si quelqu'un s'y oppose.
- Excluez les sujets les plus sensibles. Certaines discussions (santé, licenciement, secret d'affaires) se tiennent sans transcription, ou dans un environnement entièrement maîtrisé.
- Choisissez l'endroit du traitement. Si la transcription ou le résumé est produit par une IA, sachez dans quel pays et sous quel droit les données sont traitées.
- Fixez la durée de conservation. Supprimez le texte brut dès que le compte rendu est validé, sauf obligation légale de conservation.
- Gardez une trace. Un journal d'audit montre qui a consulté ou exporté quoi, ce qui facilite la preuve de conformité.
Notre point de vue
Nous constatons que la plupart des équipes suisses abordent la transcription comme une fonction pratique, alors que c'est un traitement de données personnelles à part entière. La question n'est pas de savoir si la transcription fait gagner du temps, elle en fait gagner. La question est de savoir sous quel droit le texte est produit et où il est traité.
C'est pourquoi nous avons construit Nectos comme une alternative à ChatGPT conçue pour la Suisse : les données restent sur des serveurs suisses, sous droit suisse, avec une infrastructure cloud 100 % suisse. Nous n'entraînons pas de modèle d'IA sur les données de nos clients. La transcription et le résumé de réunions y côtoient l'analyse de documents et les bases de connaissances privées, avec une gestion de rôles, un contrôle d'accès administrateur et des journaux d'audit exportables.
Pour un cabinet, une fiduciaire ou un service RH, la sécurité juridique ne vient pas d'une promesse générale, mais d'une architecture qui évite par construction les transferts transfrontaliers.
Nectos
Transcrire et résumer vos réunions dans un espace 100 % suisse
Nectos réunit dans un même espace de travail un chat IA privé, l'analyse intelligente de documents, une knowledge base privée, la transcription et le résumé de réunions, une recherche web anonymisée et l'anonymisation automatique des prompts. Tout est hébergé uniquement en Suisse et conforme à la nLPD, avec des journaux d'audit complets et l'exportation des logs pour la conformité.
L'abonnement se facture par siège et par mois : Starter à 29.90 CHF, Pro à 49.90 CHF et Pro+ à 99.90 CHF, avec une offre d'essai. Vous trouvez le détail des niveaux sur la page des tarifs, et une présentation des fonctions sur la page produit.
Pour les équipes qui manipulent des données soumises au secret professionnel, la combinaison du contrôle d'accès, de la gestion des rôles et des journaux d'audit permet de documenter qui a accès aux comptes rendus de réunion, et de le prouver. Découvrez l'espace IA souverain pour la Suisse et testez-le sur une réunion réelle de votre équipe.
Mettre en place une politique de transcription dans votre organisation
Si vous pouvez influencer l'adoption de l'IA dans votre entreprise, voici une démarche en trois temps qui fonctionne bien dans les PME.
Cartographier les usages. Demandez à chaque équipe si elle transcrit déjà des réunions, avec quel outil, et à quelle fréquence. Beaucoup de collaborateurs utilisent déjà un assistant grand public à titre personnel pour résumer des échanges de travail. Mieux vaut le savoir que l'ignorer.
Classer les réunions. Une réunion publique ou purement opérationnelle n'a pas les mêmes exigences qu'un entretien avec un mandant ou un patient. Trois catégories suffisent : libre, restreinte, interdite à la transcription.
Fournir un outil adapté. Interdire sans proposer d'alternative pousse les équipes vers des solutions non maîtrisées. Un espace de travail IA hébergé en Suisse, avec des rôles et des journaux, donne un cadre clair et réduit le risque de fuite par un outil non autorisé.
Une politique courte, d'une page, vaut mieux qu'un règlement que personne ne lit. Elle doit nommer le responsable, décrire les catégories de réunion, rappeler l'obligation d'informer les participants et fixer la durée de conservation.
FAQ
Comment activer la transcription dans Teams si l'option n'apparaît pas ?
L'option dépend d'une stratégie définie par l'administrateur de votre organisation, qui peut l'autoriser ou l'interdire pour des utilisateurs, des groupes ou tous les collaborateurs. Demandez à votre service informatique si votre profil est concerné. Avec Teams Premium, l'organisateur peut en outre restreindre la fonction aux organisateurs, co-organisateurs et présentateurs.
Puis-je transcrire une réunion si je ne suis pas l'organisateur ?
Cela dépend des réglages de l'organisation qui héberge la réunion. Si seuls les organisateurs et co-organisateurs sont autorisés, vous devez leur demander de lancer la transcription. Dans tous les cas, les participants doivent être informés que la réunion est transcrite.
Faut-il le consentement des participants pour transcrire une réunion en Suisse ?
La nLPD exige que les personnes concernées soient informées du but, de l'utilisation et de la durée de conservation, et que le traitement reste proportionné. Lorsque la réunion contient des données sensibles, un consentement exprès est recommandé. En cas de doute, faites valider votre pratique par votre responsable de la conformité ou un juriste.
Où sont conservées les transcriptions de Google Meet ?
Elles suivent par défaut les règles de Google Drive. Les contributions de transcription fournies par l'API REST de Meet sont supprimées 30 jours après la fin de la conférence, et la rétention peut être gérée séparément via Google Vault. Votre administrateur peut ajuster ces paramètres.
Comment garder les données de réunion en Suisse ?
Choisissez un outil dont le traitement et l'hébergement se font exclusivement sur des serveurs suisses, sous droit suisse. C'est ce que propose Nectos pour la transcription et le résumé de réunions, comme alternative à ChatGPT pour les équipes soumises à la nLPD.