Zugriffslogs bei KI-Tools: Pflichten nach DSG und DSV

Wer in der Schweiz ein KI-Tool mit Personendaten nutzt, muss in bestimmten Fällen jeden Zugriff protokollieren. Das gilt für Prompts, hochgeladene Dokumente, Transkripte und Wissensdatenbanken. Massgebend ist Art. 4 der Datenschutzverordnung (DSV). Er verlangt bei bestimmten automatisierten Bearbeitungen ein Protokoll darüber, wer wann was mit welchen Daten getan hat, und schreibt eine Aufbewahrung von mindestens einem Jahr vor. Der Beitrag zeigt: wann die Pflicht greift, was ein KI-Zugriffslog enthalten muss, wie Chatverläufe und Admin-Audit-Logs zu behandeln sind und welche Fragen vor der Wahl eines KI-Arbeitsbereichs zu klären sind.

Kurz gesagt

• Rechtsgrundlage: Art. 4 DSV verpflichtet private Verantwortliche und Auftragsbearbeiter zur Protokollierung, wenn besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang automatisiert bearbeitet werden oder ein Profiling mit hohem Risiko vorliegt.
• Pflichtinhalt: Identität der handelnden Person, Art der Bearbeitung, Datum und Uhrzeit, gegebenenfalls die Empfängerin oder der Empfänger.
• Aufbewahrung: Protokolle mindestens ein Jahr lang, getrennt vom Produktivsystem und nur für Kontrollzwecke zugänglich.
• KI ist kein Sonderfall: Laut EDÖB gilt das technologieneutrale DSG direkt für KI-Systeme.
• Chatverläufe sind keine Protokolle: Für Inhalte gilt das Gebot der Verhältnismässigkeit. Für Protokolle gilt die Mindestfrist.

Inhaltsverzeichnis

• Drei Arten von Logs, die oft verwechselt werden
• Wann die Protokollierungspflicht nach Art. 4 DSV greift
• Was ein KI-Zugriffsprotokoll enthalten muss
• Aufbewahrung: Protokolle und Chatverläufe getrennt regeln
• Admin-Audit-Logs: wer kontrolliert die Kontrolleure
• Transparenz, Auskunft und Datenpannen
• Checkliste: Zugriffslogs für den KI-Einsatz einrichten
• Unsere Sicht: Protokollierung beginnt beim Speicherort
• KI-Arbeitsbereich mit Audit-Trail und Schweizer Hosting
• Häufige Fragen
• Quellen

Drei Arten von Logs, die oft verwechselt werden

Im Zusammenhang mit KI fallen drei Datenbestände an. Sie folgen unterschiedlichen Regeln.

Die Unterscheidung hat praktische Folgen:

• Art. 4 DSV betrifft das Zugriffs- und Audit-Log. Ein reines Systemlog mit Fehlermeldungen erfüllt die Anforderungen in der Regel nicht, weil der Bezug zwischen Benutzeridentität und konkreter Datenbearbeitung fehlt.
• Chatverläufe enthalten selbst Personendaten. Sie sind Gegenstand der Protokollierung, aber nicht deren Ergebnis. Wer Chatverläufe unbegrenzt speichert, erfüllt damit keine Protokollpflicht, sondern schafft einen zusätzlichen Datenbestand mit eigenem Risiko.
• Technische Logs können zu Personendaten werden. Sobald sie Benutzer-IDs, IP-Adressen oder Prompt-Auszüge enthalten, fallen sie unter das DSG.

Wann die Protokollierungspflicht nach Art. 4 DSV greift

Die Pflicht gilt nicht für jede KI-Nutzung. Für private Verantwortliche und ihre Auftragsbearbeiter setzt der Verordnungstext auf Fedlex kumulativ voraus:

1. Automatisierte Bearbeitung: Bei einem KI-Arbeitsbereich ist sie praktisch immer gegeben.
2. Besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang oder ein Profiling mit hohem Risiko: Dazu zählen etwa Gesundheitsdaten, Daten über strafrechtliche Verfolgungen, Massnahmen der sozialen Hilfe oder religiöse und politische Ansichten.
3. Präventive Massnahmen reichen nicht aus: Die übrigen technischen und organisatorischen Massnahmen können den Datenschutz allein nicht gewährleisten.

Typische Konstellationen in Schweizer KMU

• Treuhand: Steuerunterlagen mit Angaben zu Konfession, Gesundheitskosten oder Sozialleistungen werden zur Zusammenfassung in ein KI-Tool geladen.
• Anwaltskanzlei: Strafakten, Scheidungsdossiers oder Gutachten werden mit KI analysiert.
• Gesundheitswesen: Sprechstunden oder Besprechungen werden transkribiert, Berichte werden mit KI-Unterstützung erstellt.
• HR: Bewerbungsdossiers werden mit KI gesichtet oder Leistungsbeurteilungen ausgewertet. Je nach Ausgestaltung kann das ein Profiling mit hohem Risiko sein.

Änderung per 1. Dezember 2025

Der Bundesrat hat Art. 4 DSV per 1. Dezember 2025 angepasst. Für Bundesorgane entscheidet bei weniger sensiblen Daten neu eine Risikoanalyse darüber, ob und wie detailliert protokolliert wird. Das beschreibt die Medienmitteilung des Bundesrats vom 29. Oktober 2025. Die Einordnung auf datenrecht.ch zeigt die Folgen für die Praxis. Für private Unternehmen bleibt die Pflicht bei den genannten Hochrisiko-Bearbeitungen bestehen. Der EDÖB hat seine technischen Empfehlungen zur Protokollierung in der Version 1.1 vom 15. Oktober 2026 auf den revidierten Verordnungstext abgestimmt. Die Empfehlungen sind nicht rechtsverbindlich, gelten aber als Massstab der Aufsichtsbehörde.

Hinweis zur Einstufung: Ob eine konkrete KI-Anwendung unter Art. 4 DSV fällt, hängt von Datenkategorien, Umfang und Risiko ab. In Grenzfällen ist die Einschätzung der oder des Datenschutzberatenden oder einer auf Datenschutzrecht spezialisierten Anwaltskanzlei einzuholen, bevor der Betrieb aufgenommen wird.

Was ein KI-Zugriffsprotokoll enthalten muss

Art. 4 DSV nennt die Bearbeitungsvorgänge, die mindestens zu protokollieren sind: Speichern, Verändern, Zugreifen (bisher «Lesen»), Bekanntgeben, Löschen und Vernichten. Jeder Eintrag muss Aufschluss geben über:

• Identität der Person, die die Bearbeitung vorgenommen hat
• Art der Bearbeitung
• Datum und Uhrzeit
• gegebenenfalls Identität der Empfängerin oder des Empfängers

In einem KI-Arbeitsbereich lassen sich die Vorgänge so abbilden:

Technische Mindeststandards

Die EDÖB-Empfehlungen für private Verantwortliche enthalten unter anderem diese Massnahmen:

• Einheitliche Formate: Strukturierte, maschinenlesbare Einträge, die sich parsen und indexieren lassen.
• Zeitsynchronisation: Alle beteiligten Systeme verwenden eine gemeinsame, zuverlässige Zeitquelle. Nur so lassen sich Ereignisse über Chat, Dokumentenablage und Transkription hinweg korrelieren.
• Menschliche und maschinelle Zugriffe: Auch Zugriffe durch automatisierte Prozesse, etwa einen KI-Agenten oder eine Schnittstelle, werden erfasst.
• Zugriffskontrolle auf die Logs selbst: Protokolle sind besonders zu schützen, weil sie ein detailliertes Abbild der Datenbearbeitung liefern.

Fallstrick Data Enrichment: Werden Logs mit Kontext angereichert, etwa mit Prompt-Auszügen, Dokumenttiteln oder Klientennamen, steigt ihr Schutzbedarf. Ein Log mit dem Eintrag «Benutzer 42 öffnete Dokument 8812» ist weniger heikel als ein Log mit dem vollständigen Prompt. Empfehlung: Referenzen (IDs) protokollieren, keine Inhalte.

Aufbewahrung: Protokolle und Chatverläufe getrennt regeln

Für Protokolle und Chatverläufe gelten zwei verschiedene Regeln.

Protokolle: mindestens ein Jahr

Nach Art. 4 Abs. 5 DSV sind Protokolle mindestens ein Jahr aufzubewahren, und zwar getrennt vom System, in dem die Personendaten bearbeitet werden. Zugang haben ausschliesslich die Personen und Stellen, die die Einhaltung der Datenschutzvorschriften prüfen oder die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten sichern. Verwendet werden dürfen die Protokolle nur für diesen Zweck. Eine Auswertung der Logs zur Leistungskontrolle von Mitarbeitenden ist damit ausgeschlossen.

Chatverläufe: so kurz wie möglich, so lange wie nötig

Für Prompts, Antworten, Uploads und Transkripte gibt es keine feste Mindestfrist aus Art. 4 DSV. Es gilt das allgemeine Gebot der Verhältnismässigkeit: Personendaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den Bearbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind. Spezialgesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Geschäftskorrespondenz, Buchhaltungsbelege oder Patientendokumentationen, gehen vor. Sie betreffen in der Regel aber das Endprodukt im Dossier und nicht den Arbeitsverlauf im KI-Tool.

Eine praxistaugliche Regelung im Unternehmen enthält:

• Standardfrist für Chatverläufe: z. B. 30, 90 oder 180 Tage, abhängig vom Einsatzzweck, danach automatische Löschung.
• Ausnahme für Dossierarbeit: Ergebnisse, die aufbewahrungspflichtig sind, werden ins Dossier- oder Archivsystem übernommen, nicht im Chat belassen.
• Legal Hold: Ein dokumentiertes Verfahren, mit dem Daten bei einem laufenden Verfahren von der Löschung ausgenommen werden, mit Protokolleintrag.
• Löschprotokoll: Die Löschung selbst wird protokolliert. Der Inhalt verschwindet, der Nachweis der Löschung bleibt.

Anbieterfrage: Bei ausländischen KI-Diensten können Chatverläufe auch nach der Löschung durch Nutzende aufgrund ausländischer Verfahren oder Anbieterrichtlinien erhalten bleiben. Vor dem Einsatz ist vertraglich zu klären, wo Inhaltsdaten gespeichert werden, wie lange und unter welchem Recht.

Admin-Audit-Logs: wer kontrolliert die Kontrolleure

Administratorinnen und Administratoren haben in jedem KI-Arbeitsbereich weitreichende Rechte. Sie verwalten Benutzer, vergeben Zugriffe auf Wissensdatenbanken, ändern Aufbewahrungsfristen und können unter Umständen Daten exportieren. Deshalb betonen die EDÖB-Empfehlungen, dass Protokolle getrennt vom Produktivsystem aufzubewahren sind, damit privilegierte Nutzer sie nicht manipulieren können.

Ein Admin-Audit-Log erfasst mindestens:

• Rechteänderungen: Vergabe und Entzug von Rollen, Gruppenmitgliedschaften, Freigaben
• Konfigurationsänderungen: Aufbewahrungsfristen, Anonymisierungseinstellungen, Aktivierung der Websuche, Integrationen
• Exporte und Massenoperationen: Export von Chatverläufen, Massenlöschungen, Wiederherstellungen
• Zugriffe auf die Logs selbst: Wer hat wann welches Protokoll eingesehen oder exportiert

Vier-Augen-Prinzip: Für besonders sensible Aktionen, etwa die Verkürzung einer Aufbewahrungsfrist oder den Export sämtlicher Chatverläufe, ist eine Freigabe durch eine zweite Person zu empfehlen. Der Leitfaden des EDÖB zu den technischen und organisatorischen Massnahmen behandelt Zugriffsverwaltung und Berechtigungskonzepte im Kapitel «Zugriff und Bearbeitungen».

Transparenz, Auskunft und Datenpannen

Zugriffslogs dienen nicht nur der IT-Sicherheit. Laut EDÖB-Seite zu KI und Datenschutz müssen Hersteller, Anbieter und Verwender von KI-Systemen Zweck, Funktionsweise und Datenquellen transparent ausweisen. Für Nutzende muss erkennbar sein, ob sie mit einer Maschine kommunizieren und ob ihre Eingaben für das Training von Modellen verwendet werden. Für KI-Anwendungen mit hohem Risiko ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen.

Daraus folgen drei konkrete Anforderungen an Logs:

• Auskunftsbegehren: Verlangt eine Mitarbeiterin oder ein Klient Auskunft über die Bearbeitung der eigenen Daten, muss das Unternehmen rekonstruieren können, welche Daten in welchem KI-Tool verarbeitet und an wen sie weitergegeben wurden.
• Rechenschaftspflicht: Gegenüber dem EDÖB muss nachgewiesen werden können, dass die Vorgaben eingehalten wurden. Ohne Protokoll gibt es keinen Nachweis.
• Datenpannen: Bei einer Verletzung der Datensicherheit mit voraussichtlich hohem Risiko für die Betroffenen ist eine Meldung an den EDÖB nötig. Er stellt dafür ein Online-Meldeformular für Datenpannen bereit. Erst das Zugriffslog zeigt, welche Daten betroffen sind und wer Zugriff hatte.

Der EDÖB hat zudem festgehalten, dass das geltende Datenschutzgesetz direkt auf KI anwendbar ist. Unternehmen müssen nicht auf eine spezifische KI-Regulierung warten.

Checkliste: Zugriffslogs für den KI-Einsatz einrichten

1. Anwendungsfälle inventarisieren: Welche Teams nutzen welche KI-Funktionen (Chat, Dokumentanalyse, Transkription, Wissensdatenbanken) mit welchen Datenkategorien?
2. Art. 4 DSV prüfen: Für jeden Anwendungsfall festhalten, ob besonders schützenswerte Daten in grossem Umfang oder ein Profiling mit hohem Risiko vorliegen. Ergebnis dokumentieren.
3. Ereigniskatalog definieren: Die sechs Vorgänge (Speichern, Verändern, Zugreifen, Bekanntgeben, Löschen, Vernichten) den konkreten Ereignissen im Tool zuordnen.
4. Log-Inhalt minimieren: IDs statt Inhalte protokollieren, keine vollständigen Prompts im Audit-Log.
5. Getrennte Ablage sicherstellen: Protokolle ausserhalb des Produktivsystems speichern, schreibgeschützt, mit eigener Zugriffsberechtigung.
6. Fristen festlegen: Protokolle mindestens ein Jahr, Chatverläufe nach definierter Standardfrist löschen, Legal-Hold-Verfahren dokumentieren.
7. Zugriff auf Logs regeln: Nur Datenschutzverantwortliche und Sicherheitsverantwortliche, Zugriffe auf Logs selbst protokollieren.
8. Vertrag mit dem Anbieter prüfen: Auftragsbearbeitungsvertrag, Speicherort von Inhalts- und Protokolldaten, Ausschluss der Nutzung für Modelltraining, Unterauftragsbearbeiter, anwendbares Recht.
9. Regelmässig auswerten: Stichprobenartige Kontrolle der Logs, z. B. quartalsweise, mit dokumentiertem Ergebnis.

Unsere Sicht: Protokollierung beginnt beim Speicherort

Wir sehen in Schweizer Unternehmen häufig dasselbe Muster: Die Protokollierung wird als Aufgabe für die IT behandelt, die nach der Einführung eines KI-Tools nachgerüstet wird. Damit ist die entscheidende Frage oft schon beantwortet, bevor sie gestellt wurde, nämlich wo Inhalts- und Protokolldaten liegen und wer darauf zugreifen kann.

Ein Zugriffslog, das lückenlos dokumentiert, wie Klientendaten an einen Anbieter im Ausland übermittelt wurden, erfüllt zwar die Form, löst aber das eigentliche Problem nicht. Deshalb verarbeitet und speichert Nectos sämtliche Daten ausschliesslich auf Servern in der Schweiz, nutzt lokal betriebene KI-Modelle und verwendet Kundendaten nie für das Training von Modellen. Es gibt keine versteckten Datenflüsse zu ausländischen KI-Anbietern.

Auf dieser Grundlage stellen wir umfassende Audit-Trails sowie Admin- und Zugriffssteuerung bereit. Die Prompt-Anonymisierung reduziert zusätzlich, was überhaupt in Verläufe gelangt. Ein Auftragsbearbeitungsvertrag (DPA) ist auf Anfrage erhältlich. Unser Grundsatz: Ein Protokoll ist nur so vertrauenswürdig wie die Infrastruktur, die es erzeugt, und das Recht, dem diese Infrastruktur untersteht.

— Adopt

KI-Arbeitsbereich mit Audit-Trail und Schweizer Hosting

Nectos bietet einen KI-Arbeitsbereich mit privatem Chat, Dokumentanalyse, persönlichen und geteilten Wissensdatenbanken sowie Meeting-Transkription. Hosting und Verarbeitung erfolgen ausschliesslich in der Schweiz gemäss nDSG und DSGVO. Die Pläne kosten CHF 29.90 (Starter), CHF 49.90 (Pro) und CHF 99.90 (Pro+) pro Monat und Nutzer. Ein Testzugang ist verfügbar. Die Pläne und Preise von Nectos sind online einsehbar. Für erhöhte Anforderungen an Nachweise und Kontrollen gibt es das Sicherheits- und Compliance-Paket. Wer die Daten in der eigenen Infrastruktur halten will, findet die Optionen unter BYOC- oder On-Premise-Betrieb. Details zu Verschlüsselung und Schutzmassnahmen stehen auf der Seite zur Sicherheit von Nectos, die rechtlichen Grundlagen der Datenresidenz unter Schweizer Datensouveränität und nDSG. Eine Gegenüberstellung mit US-Chat-Diensten bietet der Vergleich mit US-KI-Assistenten.

Häufige Fragen

Muss jedes Unternehmen KI-Zugriffe protokollieren?

Nein. Die Pflicht nach Art. 4 DSV gilt für private Verantwortliche, wenn besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang automatisiert bearbeitet werden oder ein Profiling mit hohem Risiko vorliegt und präventive Massnahmen nicht ausreichen. Für die übrigen Fälle ist Protokollierung keine Pflicht, aber eine bewährte Massnahme, um Rechenschaft und Auskunftsbegehren zu erfüllen.

Wie lange sind KI-Zugriffsprotokolle aufzubewahren?

Mindestens ein Jahr, getrennt vom System, in dem die Personendaten bearbeitet werden. Eine Höchstfrist nennt die DSV nicht. Längere Fristen sind zu begründen, weil die Protokolle selbst Personendaten enthalten.

Gelten Chatverläufe als Protokoll im Sinne der DSV?

Nein. Chatverläufe sind Inhaltsdaten und damit Gegenstand der Protokollierung. Für sie gilt das Gebot der Verhältnismässigkeit: Sie werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr nötig sind, sofern keine spezialgesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Dürfen Vorgesetzte die Logs auswerten, um die KI-Nutzung von Mitarbeitenden zu kontrollieren?

Protokolle nach Art. 4 DSV dürfen nur zur Kontrolle des Datenschutzes und zur Sicherung von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit verwendet werden. Eine Verhaltens- oder Leistungsüberwachung ist damit nicht abgedeckt. Bei geplanten Auswertungen zur Nutzung ist vorab die Datenschutzberatung oder eine arbeitsrechtlich spezialisierte Fachperson beizuziehen.

Quellen

• Datenschutzverordnung (DSV), Fedlex
• EDÖB: Technische Empfehlungen für die Protokollierung gemäss Art. 4 DSV, V1.1
• EDÖB: Empfehlung Protokollierung nach DSV für Private
• Bundesrat: Protokollierung durch den Bund, angepasste Regeln ab Dezember 2025
• datenrecht.ch: DSV-Protokollierungspflicht für Bundesorgane per 1.12.2025 eingeschränkt
• EDÖB: KI und Datenschutz
• EDÖB: Geltendes Datenschutzgesetz ist auf KI direkt anwendbar
• EDÖB: Informationssicherheit und Meldung von Datenpannen
• EDÖB: Leitfaden zu den technischen und organisatorischen Massnahmen

Empfehlungen

• Sicherheit - TLS 1.3, AES-256, ISO 27001